Aprenda a usar o kanban para organizar sua empresa

As atividades da sua empresa são bem organizadas? Cada colaborador sabe em que fase do processo está uma tarefa? Você sabe quais tarefas estão concluídas, quais estão sendo executadas e quais estão atrasadas?

Para que sua empresa tenha sucesso, é importante criar projetos, estabelecer metas e prazos; e acompanhar cada fase da produção. As tarefas não podem ficar soltas, sem uma revisão diária, sem uma data certa para se concluída.

Sem uma metodologia que integre as atividades da empresa e facilite a comunicação entres todos os colaboradores da empresa, surgem problemas como atrasos, erros de produção e ruídos ao longo do trabalho.

Para resolver estes e outros problemas, empresas das mais diferentes áreas vêm adotando programas de computador ou um simples quadro de parede para melhorar os processos e os resultados oferecidos. Um desses sistemas se chama Kanban.

Como surgiu o Kanban?

Conhecido também como ‘Gestão Visual’, Sistema Toyota’ e ainda de ‘Sistema Just in Time’, o Kaban foi criado no Japão pela Toyota Company, em 1960. O objetivo inicial era basicamente minimizar atrasos com um sistema que coordenasse a produção de peças com as demandas da empresa.

Com esse método, cada atividade ficava descrita em um cartão e esse cartão só avançava para etapa seguinte caso a atividade fosse concluída. Como exemplo, podemos dizer que: uma peça não iria do estoque para a montagem se a peça que estava na montagem não fosse para a pintura.

Com o Kaban, a Toyota, passou a produzir a quantidade certa de automóveis, sem riscos de faltar ou sobrar carros para vender.  A grande vantagem do sistema Kanban é que ele pode ser adaptado a qualquer tipo de empresa que adotam trabalhos em equipe e tenham interesse em tornar seus processos mais ágeis e sua rotina mais dinâmica.

Sua empresa pode adotar o Kanban?

O sistema Kanban pode ser utilizado com muita eficiência também fora do setor industrial. Empresas que se baseiam em escritórios ou prestações de serviços também utilizam a técnica da gestão visual para evitar que os colaboradores fiquem perdidos no processo de produção e para garantir que todas as atividades sejam realizadas dentro do tempo definido para elas ou, de preferência, antes do tempo destinado.

Mas sempre visando que as ações anteriores não sejam feitas antes das posteriores, inviabilizando o processo ágil que é pressuposto do sistema Kanban. Cada atividade tem seu prazo para ser concluída.

O uso é bastante parecido ao da indústria, com murais, post-its ou softwares para realizar a gestão, a comunicação e a divulgação das informações organizacionais de prazos, atividades e profissionais responsáveis por determinadas ações.

 

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Como você pode usar o sistema Kanban

Basicamente, o Kanban possui três campos: To Do (para fazer), Doing (Em execução) e Done (Finalizado). Mas nada impede que sejam criados novos itens, como por exemplo: “tarefas paradas” ou “atividades a serem programadas”. Os campos são abastecidos com cartões, que trazem informações sobre a tarefa a ser executada, o nome da pessoa responsável e a hora/data que foi pedido. Cada cartão deve conter apenas uma tarefa.

Conforme a pessoa vai desenvolvendo o trabalho, ela mesmo muda o cartão de lugar, para “fazendo e “feito”, escrevendo a próxima tarefa a ser desenvolvida e indicando um responsável.

Para facilitar, a empresa pode usar cores diferentes de cartões para identificar o andamento das atividades (em dia, atrasadas ou com impedimento) ou o departamento responsável e ainda separar os primeiros cinco minutos do dia para fazer uma avaliação geral do quadro e definir novas diretrizes.

Ao olhar para um quadro Kanban é fácil enxergar como o trabalho, tanto o seu quanto o da equipe fluem, permitindo não só comunicar o status, mas também dar e receber feedbacks. Com o Kanban, as informações são apresentadas de maneira clara e objetiva. Está tudo ali no quadro.

Princípios fundamentais

Ao longo dos anos, o Kanban ganhou força por implementar métodos ágeis e gestão enxuta em empresas. Ao contrário de outros métodos que forçam uma mudança desde o início, o Kanban busca a evolução, não a revolução.

Ele possui quatro princípios fundamentais, são eles:

  • Comece a fazer agora;
  • Busque mudanças;
  • Inicialmente, respeite os papéis, responsabilidades e cargos atuais;
  • Incentive atos de liderança em todos os níveis.

Os quatro princípios deixam claro que o método Kanban não é um processo apenas para se colocar em prática, é um método para impulsionar a melhoria, começando com o processo que você já tem. Os itens 1 e 3 dizem claramente para não se fazer qualquer alteração nem no processo, nem nos papéis, inicialmente. Os itens 2 e 4 falam sobre mentalidade, onde todos devem conseguir pequenos passos de melhoria permanente.

Kanban não é um destino, é uma direção e onde quer que você esteja, você sempre pode aplicar esses princípios. O importante é saber adaptar essa funcionalidade à sua empresa. 

 

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 Práticas fundamentais do Kanban

Visualizar o fluxo de trabalho (workflow)

Quando criamos um modelo visual do fluxo de trabalho da equipe, fica possível identificar o que realmente está sendo feito. O trabalho se torna visível, gerando uma serie de benefícios como, foco no “todo”, transparência e identificação de desperdícios.

Todos podem enxergar o contexto do outro, levando instantaneamente o aumento da comunicação e colaboração. A visibilidade vai permitir que você perceba o impacto das mudanças.

O Kanban proporciona uma visão ampla do que está sendo feito, em qual etapa, o que está pronto, quanto está pronto e o quanto a equipe consegue entregar, lhe concedendo previsibilidade.

Dessa forma, você terá em mãos um maior planejamento e saberá quando assumir novas responsabilidades, pois conseguirá enxergar a capacidade de trabalho da equipe.

Limitar a quantidade de trabalho em andamento (WIP)

A sigla WIP (Work in process) é muito usada quando se fala de Kanban e significa que o trabalho está em andamento. Ao limitar o WIP, o ritmo da equipe se torna equilibrado, ela não se compromete com muito trabalho de uma só vez e reduz o tempo gasto em uma tarefa.

Também é possível evitar problemas causados ​​pela alternância de tarefas, reduzindo a necessidade de priorizar constantemente as tarefas. Ninguém fica sobrecarregado, mas também não fica sem o que fazer. 

 

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Gerenciar e medir o fluxo

Usando limites de trabalho em andamento você pode otimizar o seu sistema Kanban para melhorar o fluxo de trabalho da sua equipe, coletando métricas e até mesmo obtendo indicadores de problemas futuros.

O Kanban promove a colaboração contínua e incentiva o aprendizado e a melhoria do seu trabalho. Porém, antes de melhorar é preciso saber onde melhorar. Você pode descobrir isso olhando e entendendo como o trabalho está fluindo, analisando as áreas problemáticas em que o fluxo está parado e indefinido, e em seguida implementando mudanças que favoreçam a melhoria.

Repita esse ciclo para entender se realmente as mudanças estão tendo um impacto positivo ou não.

Tornar as políticas do processo explícitas

Há muitas maneiras de modificar um quadro Kanban para fazer políticas de processo. Uma delas, é redesenhar o quadro para especificar como os fluxos de trabalho devem ocorrer. Outra, é a utilização de limites de WIP (trabalho em progresso) para explicitar políticas sobre o quanto de trabalho em progresso podemos assumir. 

Não é possível melhorar algo que você não entende. Por isso, é preciso definir, divulgar e socializar o processo, assim todos terão uma ideia explícita de como as coisas funcionam e de como o trabalho realmente é feito.

Implementar loops de feedback

É importante identificar o que os clientes pensam sobre o seu trabalho e quanto o  seu produto contribui para atingir as necessidades deles. Com os loops de feedback dentro de um sistema Kanban é possível entregar a funcionalidade esperada com a qualidade certa.

Loops de feedback são uma excelente maneira de minimizar riscos, já que as decisões são validadas continuamente e os problemas de qualidade são exposto imediatamente.

 

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Os cartões de parede

É importante que os cartões possuam informações simples e descritivas. Para que fique claro, basta colocar, por exemplo, o nome da atividade a ser executada e a data para ser finalizada. 

Coloque o cartão na fase certa “a fazer”, “em execução” ou “finalizada”. A cada evolução da tarefa, mude o cartão de fase. Também é interessante colocar o nome da pessoa responsável pela atividade.

Deixe todos os cartões com o mesmo padrão. Assim, fica mais fácil de identificar visualmente cada atividade, data e pessoa responsável. Dependendo de como funcionam os processos dentro da sua empresa, também é possível utilizar códigos no lugar do “nome da atividade” e até mesmo siglas no lugar do “nome do responsável”.

 

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Benefícios do Kanban

Para ficar mais claro que você deve usar o Kanban, separei bons motivos para você utilizá-lo. A redução de desperdício e de custo são os benefícios mais importantes para uma empresa/equipe que deseja ampliar seus objetivos:

  • Tempo de ciclo curtos, oferecendo recursos mais rapidamente;
  • Melhor gestão nas mudanças de prioridade;
  • Requer menos organização;
  • O processo é simplificado;
  • Maior visibilidade dos projetos;
  • Redução de desperdício;
  • Redução de custo;
  • Elimina atividades que não agregam valor para a equipe;
  • Melhora a motivação e desempenho da equipe.

Existem muitas variações do Kanban, algumas bem complexas e outras bem simples. Você pode usar esse método de organização da maneira que se adeque à sua empresa. Se a sua empresa é pequena, faça apenas um quadro desse de tarefas para todos os colaboradores. Agora, se a sua empresa é grande e tem vários setores, o ideal é criar um quadro para cada área.

Comece fazendo um Kanban simples, selecionando todas as atividades a serem desenvolvidas pela empresa. Depois, coloque cada cartão com as atividades nas colunas de “Fazer”, “Em andamento” e “Finalizada”. 

Atualmente, existem aplicativos de organização com a metodologia Kanban, mas você pode fazer o seu usando o Trello, por exemplo, e até mesmo uma cartolina ou quadro de anotações.

E você, como organiza as atividades da sua empresa?