Como otimizar o seu tempo da melhor forma

Sua vida anda corrida? Você planeja, planeja, planeja e mesmo assim não consegue fazer tudo o que precisa? Chega à noite e você fica triste porque não conseguiu realizar todas as tarefas previstas?

O dia tem 24 horas e isso vale para todos os seres da Terra. Então porque algumas pessoas conseguem ser altamente produtivas e outras não? Por que tem gente que mesmo cheia de atividades não atrasa nenhum projeto enquanto outras pessoas simplesmente não conseguem fazer nada dentro do prazo?

Sua falta de tempo pode ser simplesmente falta de organização e, principalmente, de prioridades. Será que todas as atividades que você tem desempenhado são realmente importantes para você neste momento?

Administrar bem o tempo facilita o cumprimento de prazos e aumenta a produtividade no trabalho, nos estudos e em casa, melhorando também a qualidade de vida. A falta de organização gera angústia e ansiedade, sem contar o estresse. 

Se você tem muitas atividades e prazos, coloque tudo numa lista. Estabeleça horários para cumprir tudo. Se você está fazendo algo importante, dê prioridade aquilo. Não mexa nas redes sociais, não responda mensagens no Whatsapp, não responda e-mails, não atenda telefonemas. Tudo isso nos rouba minutos preciosos.

Separe um momento do dia apenas para responder e-mails e mensagens de celular. Tenha disciplina para mexer nas redes sociais. Você não precisa perder horas e horas olhando o feed do Instagram e nem mesmo atualizando o Facebook a cada cinco minutos. 

Logo abaixo, separei uma lista com 7 dicas para que você consiga organizar melhor o seu tempo. Comece aos poucos, crie uma rotina produtiva e que você ame verdadeiramente. 

 

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As vantagens de manter uma rotina organizada

  • Saber o que deve ser feito e o quanto cada tarefa demora possibilita maior controle de tempo.
  • Ao identificar ações improdutivas, como conversas desnecessárias, é possível reduzi-las e até mesmo eliminá-las e, assim, aumentar seu desempenho.
  • Dividir as atividades com os colegas de trabalho ou com os colaboradores da empresa elimina a necessidade de levar trabalho para casa e garante mais tempo livre.
  • Quem domina a própria agenda consegue se destacar em qualquer lugar. Quem não prefere uma pessoa organizada e que cumpre prazos?

Evite o desperdício do seu tempo

  • Saia de casa mais cedo

Para fugir de engarrafamentos, experimente mudar a hora em que costuma sair para o trabalho. Se você sai mais cedo, evita trânsito pesado e ainda consegue vaga mais fácil. Já parou para pensar no tempo que você perde no trânsito? Os cinco minutos a mais que você dorme te roubam um bom tempo depois.

  • Solucione os problemas um a um

Resolva uma pendência de cada vez. Se realizar várias tarefas simultaneamente, perderá o foco e gastará mais tempo. Priorize as tarefas. Se começou uma atividade, termine ela antes de partir para outra. Você até pode pensar que fazer várias coisas ao mesmo tempo é mais rápidos, mas a verdade é que você perde mais tempo e não conclui nada direito.

  • Planeje-se

Procure fazer reuniões mais objetivas. É importante ter um bom planejamento e metas claras para cada encontro. Nada pior do que reuniões intermináveis e sem objetivo. É muita perda de tempo. Se você tem uma reunião ou encontro de trabalho/estudos, prepare-se antes. Reuniões longas não são sinônimo de produtividade.

 

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Otimize seu tempo

  • Faça listas

Registre tudo o que precisa fazer e priorize aquilo que for urgente. Desse modo, no fim do do dia (quando já estiver cansado), você terá apenas assuntos mais simples para resolver. Quando for preparar sua agenda do dia ou da semana, coloque em destaque o que for urgente ou mais importante. Elimine logo essas tarefas, depois parta para as menores. Se a tarefa for chata ou cansativa, não procrastine, livre-se o mais rápido possível dela – você vai tirar um peso enorme das costas.

  • Anote

Para cumprir os prazos, coloque numa agenda os compromissos importantes, as ligações que devem ser feitas e as datas de entrega de documentos. Pare de confiar na sua memória. Anote tudo e coloque suas listas de tarefas em um local visível. Quando finalizar uma tarefa, coloque um ‘OK’. A sensação de ver uma lista finalizada é incrível. Você ficará viciado em completar tarefas. 

  • Divida as atividades

Separe o que for mais complexo em partes menores e as distribua ao longo do dia para não passar períodos extensos com um único assunto. Tem gente que se enrola com uma atividade enorme porque quer acabar tudo de uma vez. Nesses casos, quando a atividade for grande e complexa, a melhor coisa é dividir em pequenas atividades. Mas para isso dar certo, você precisa estipular prazos para terminar cada etapa.

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O que é prioridade na sua vida?

O dia tem 24 horas e isso não vai mudar. Então, ao invés de reclamar pela ‘falta de tempo’, que tal organizar a sua rotina? O tempo parece cruel, mas, na verdade, ele é bem bonzinho, afinal, ele é igual para todo mundo.

O que você tem não é falta de tempo, mas falta de prioridades. Antes de começar a fazer sua lista de tarefas do dia, da semana e do mês, pense em todas as suas atividades. Elas são realmente importantes? Todas? O que você tem feito que poderia simplesmente ser eliminado? A sua atenção está voltada para os seus objetivos ou você está se distraindo com coisas que não são importantes?

E como você tem dividido seu tempo? Você realmente tem se dedicado às suas tarefas diárias ou às vezes bate aquela preguiça e você para tudo para assistir uma série na televisão? Você acorda cedo ou tarde? Pra você, é melhor sair com os amigos ou ficar em casa preparando os relatórios que devem ser entregues na semana seguinte? 

Tudo na vida é questão de equilíbrio e prioridade. Ninguém precisa ser escravo do trabalho ou dos estudos. É claro que podemos (e devemos) nos divertir, sair com a família e os amigos, ler um livro ou assistir a um filme. O problema surge quando não equilibramos nossas atividades. Pior ainda quando priorizamos o que não é importante para o nosso crescimento pessoal e profissional.

Depois de determinar o que de fato é importante, coloque no papel como organizar tudo. Coloque horários e dias para cada atividade. Estipule prazos para concluir seus projetos. Organize! Pare de deixar tudo na sua cabeça. Se você confia apenas na memória, certamente você esquecerá de algo ou dará importância para uma atividade mais simples. 

Qual será o seu primeiro passo para organizar sua rotina? Quem não tem prioridades, se entope de urgências.