Os benefícios de trabalhar em um espaço coworking

Você quer trabalhar com empreendedorismo, mas não tem dinheiro para alugar uma sala comercial? Está cansada de trabalhar em casa por conta da falta de estrutura ou da família? Que tal experimentar trabalhar em um espaço coworking?

Cada vez mais famosos no mundo, os espaços coworking estão dominando o Brasil, facilitando assim o trabalho de quem empreende. De maneira objetiva, coworking é um modelo de trabalho que se baseia no compartilhamento de espaço e recursos de escritório.

Reúne pessoas que trabalham não necessariamente para a mesma empresa ou na mesma área de atuação, podendo inclusive reunir entre os seus usuários profissionais liberais, empreendedores e usuários independentes.

Os espaços de coworking tentam atender, principalmente, a demanda de empreendedores e profissionais autônomos que estão iniciando suas empresas, sem muita previsão de quantas pessoas ou qual espaço precisarão nos primeiros meses ou anos.

Nesses locais, todos trabalham em uma mesma área – ou várias áreas conjugadas – dividindo custos de um local que traz não só facilidades e serviços, mas também a chance de conhecer pessoas similares e fazer negócios internamente: o famoso networking.

Estes espaços podem ter fins comerciais ou não, e contam com toda estrutura que um escritório tradicional teria, porém compartilhada por todos os integrantes do espaço. Geralmente, os ambientes são bem modernos, com uma decoração bem inspiradora. São muito frequentados por empresas e profissionais independentes que valorizam inovação, criatividade, troca de experiências e criação de uma rede de contatos forte.

Um espaço de coworking é um local ou empresa que reúne a estrutura necessária para que outras empresas se juntem a eles e desenvolvam seus negócios. Estes espaços podem ter fins comerciais ou não, e contam com toda estrutura que um escritório tradicional teria, porém compartilhada por todos os integrantes do espaço.

Nesses locais, o cliente tem acesso a uma mesa – dependendo do lugar pode ser uma mesa individual ou uma grande compartilhada com outras pessoas (igual a uma biblioteca), cabines individuais (é possível fazer vídeos, webinários, ligações), sala de reuniões, internet de qualidade, impressora, espaço para descanso, cozinha compartilhada, etc.

O que é coworking na prática?

Se você é uma pequena empresa ou um profissional independente, você pode utilizar um espaço de coworking como seu escritório. Geralmente, você pode contratar um plano baseado em horas de utilização ou mesmo um plano fixo mensal. 

Nesses locais, você encontra toda a estrutura tradicional de um escritório, com uma boa localização, uma grande comunidade de profissionais diversos para trocar experiências e um custo muito inferior a manutenção de um escritório próprio, por exemplo.

Os espaços de coworking são essencialmente espaços de trabalho compartilhados. Eles oferecem espaço de escritório acessível para aqueles que procuram escapar do isolamento de um escritório em casa ou café.

Estes espaços de trabalho compartilhados oferecem uma série de amenidades de escritório, como hot-desks, salas de reuniões privadas, cozinhas, café e muito mais. Muitas vezes, eles também oferecem uma comunidade. Os ocupantes geralmente são freelancers, empresários, start-ups e pequenas equipes que desejam aproveitar um espaço flexível.

Em alguns espaços coworking, é possível alugar uma sala fixa um pouco maior – com toda a estrutura de um escritório – para que a pessoa monte o próprio escritório e receba clientes como se fosse um espaço privado. Fazendo as contas, em muitos casos sai mais barato do que uma sala comercial. 

Além da cultura, o custo é outro grande diferencial. Uma das vantagens desses espaços é a capacidade de alugar apenas o que você precisa, em comparação com um espaço de escritório privado inteiro, o que pode ser dispendioso.

Através de vários modelos baseados em membros, os custos variam e permitem flexibilidade. Estes incluem opções para taxas diárias ou taxas mensais. Os custos de membros também diferem se você usar uma mesa compartilhada ou quiser uma dedicada.

 

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Os principais benefícios de um espaço coworking

1 – Internet à vontade e de qualidade

Internet é o “calcanhar de Aquiles” de qualquer empresa, e não é diferente nos espaços de coworking. Infelizmente, o serviço de internet no Brasil não é dos melhores, mas alguns itens podem ser observados quando você for contratar um espaço de coworking:

-Se a internet não for dedicada, dificilmente irá conseguir atender a demanda de mais de 20 pessoas trabalhando ao mesmo tempo no coworking. Isso porque dentro de um coworking tem diversas pessoas com diferentes necessidades de banda-larga, então é difícil mensurar o que cada uma precisa para trabalhar.

[Com a internet dedicada o seu computador é ligado diretamente ao provedor, sem interrupções no caminho, ou seja, com um link somente seu. A internet dedicada geralmente é utilizada por empresas que necessitam de uma boa estabilidade de conexão e alta performance]

-Existe redundância? Isso significa que, se cair a internet, existirá outra contratada para “quebrar o galho”, enquanto os reparos são realizados na banda principal. 

-É realizado um controle de banda no acesso? Esse item é importante, pois se o colega ao lado resolve baixar o último lançamento no cinema, e o uso da internet for livre, provavelmente a internet de todos os outros usuários ficará lenta!

2- Estrutura física de um escritório

Se você vai sair de casa para trabalhar em um escritório que é compartilhado com outras pessoas, tem que ser um escritório maravilhoso, essencialmente, concorda? Nós nos sentimos mais valorizados quando estamos nem um ambiente bonito, limpo e harmonioso. A produtividade aumenta.

Então, observe sempre a estrutura do espaço de coworking que você escolher:

-Ar-condicionado: Lugar sem ar-condicionado simplesmente está fora do mercado. Isso é o mínimo a ser oferecido em qualquer coworking no mundo.

-Mesas e cadeiras modernas e ergonômicas: Parece frescura, mas você já passou oito horas sentado em uma cadeira daquelas compradas em supermercado? No final do dia, a sua coluna parece que foi esmagada, não é? Então, muito cuidado.

-Limpeza e manutenção:  é importante o coworking ter um funcionário de limpeza à disposição dos clientes. Quem não gosta de chegar no trabalho e sua mesa já estar limpa e com o lixo recolhido?

 

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3 – Sistema de telefonia

Sempre que você entrar em um coworking, repare como é a recepção do lugar. Geralmente, é lá que ficam as funcionárias da telefonia. Repare se o aparelho de telefone na mesa dela é um aparelho digital e que tem porte para atender várias ligações ao mesmo tempo. Se não for, desconfie.

Um sistema de telefonia que atenda com agilidade e eficiência várias pessoas ao mesmo tempo precisa de um PABX de última geração, que comporte mais de um tronco de ramais e com funcionalidades complexas.

A telefonia dentro do coworking nem sempre é utilizada para fazer ligação, mas para receber, e por isso a função da telefonista é muito importante, pois ela atenderá ao cliente dos clientes do coworking.

4 – Serviços de impressão

Ao visitar um coworking, repare também nas impressoras do local. Se você se deparar com impressoras a jato de tinta, não é um bom sinal. Primeiro porque esse tipo de impressora não dá conta do volume, além de ser lenta, se colocarem vários trabalhos na fila, ela vai travar!

Outra questão é que, se estamos em um ambiente com várias pessoas, precisamos de controle, e isso é feito através de um software que apenas impressoras profissionais possuem. Ninguém quer pagar pela impressão do colega ao lado no final do mês, então exija um relatório que detalhe o uso da impressora.

5 – Ambiente de convivência

Ambiente para descontração é essencial em qualquer empresa. Sair da mesa de trabalho e poder tomar um café ou conversar com alguém é muito importante no dia a dia de qualquer profissional.

Muitos coworkings oferecem diferentes espaços para descanso, alguns são mais descontraídos e possuem até mesmo vídeo game em seus ambientes. Outros são mais formais, e alguns mais estilosos.

Independentemente do lugar onde você esteja trabalhando, poder relaxar e fazer uma pequena refeição é muito importante. Nesses locais, é possível levar o próprio lanche e deixá-lo guardado na geladeira ou armário. A cozinha é compartilhada. 

6 – Salas para reunião

Este é talvez o item mais importante de um coworking, pois uma vez que você está em um ambiente compartilhado, ter um lugar especial para receber os seus clientes e fazer uma reunião é fundamental. Muitos dos clientes do coworker irão visitar somente esse local, então ele tem que se impressionar! 

O que você deve observar em uma sala de reunião:

-Serviço de recepcionista: O mais importante item. Afinal, quem vai receber seu cliente na hora que ele chegar para a reunião? Temos sempre que lembrar que a primeira impressão é a que fica.

-A decoração: mesas e cadeias adequadas, com design profissional e apresentação adequada.

-Equipamento multimídia adequado para realização de web conference. 

-Café expresso e água.

-Ar-condicionado.

-No mínimo, o coworking deve oferecer duas salas de reuniões, com duas opções de configuração e valores distintos

7 – Escritório virtual

Se você optou por trabalhar em um coworking, tenha certeza de que ele vai te oferecer o serviço de escritório virtual. É um atendimento personalizado de suas ligações telefônicas, uma central de recados e o gerenciamento das suas correspondências. 

Esse tipo de serviço faz toda a diferença na hora de contratar um coworking. Por isso, verifique sempre se o lugar onde você escolheu para trabalhar oferece esse tipo de atendimento.

8 – Salas privativas

Salas privativas são uma opção dentro dos coworkings para quem deseja ter privacidade, mas sem abrir mão da convivência em um ambiente compartilhado.

As salas são espaços maiores, onde todos da mesma empresa trabalham, e é muito indicado para negócios que possuem mais de quatro pessoas. 

Este é um serviço importante, mas não totalmente necessário. Ele permite que a sua empresa cresça dentro do ambiente por um custo menor, e de forma rápida, pois a estrutura já está montada com tudo que o seu negócio precisa.

9 – Serviços de Conveniência (motoboy, correios)

Sem ter que parar o que está fazendo, sua empresa solicita um motoboy por e-mail ou diretamente a uma das recepcionistas. Contar com essa agilidade é muito bom. Poupa tempo e dinheiro.

Ao solicitar um serviço de motoboy, é realizado protocolo tanto de recolhimento quanto de entrega. Se o material for uma encomenda, é ela é embalada pelas próprias recepcionistas antes do envio.

Essa conveniência no serviço tem um valor agregado muito forte, e pode economizar horas de um profissional.

10 – Recepcionistas

Esse serviço é essencial, e deve ser muito observado, pois a recepção do coworking é a porta de entrada da empresa, uma vez que a recepção é quem vai atender os clientes dos nossos clientes. 

 

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É últil para quem trabalha de casa, em home office

É comum as pessoas confundirem duas coisas em relação a espaços de coworking.

1º – Não precisa ser tudo ou nada. Você pode continuar trabalhando de casa no dia chuvoso ou quando não estiver com vontade de sair de casa. É apenas uma opção a mais.

2º – Não é um custo extra. Participar de um coworking deve ser encarado como um investimento da sua empresa. Você terá uma estrutura melhor para receber seus clientes, terá uma rede de contatos infinitamente maior e irá trabalhar de forma mais eficiente ao separar sua vida profissional da pessoal.

Isso retorna em um valor/hora de trabalho maior em um curto/médio prazo. Além disso, existem opções de espaços aberto ao público sem fins lucrativos. Pesquise na sua região.

Os espaços de colaboração podem aliviar o estresse de iniciar um novo negócio e fornecer recursos valiosos e conexões que você não encontrará em nenhum outro lugar. Eles são populares pela flexibilidade que eles oferecem para novos negócios, mas o valor real é em sua troca de experiências: as conversas informais e os conselhos de especialistas de outras áreas, pessoas que gostam de compartilhar ideias e conhecimento. 

Para quem nunca visitou um espaço coworking, à primeira vista pode parecer algo muito diferente e até mesmo bagunçado, afinal de contas são várias pessoas trabalhando no mesmo local. Mas, na verdade, é tudo muito organizado e, na maioria dos casos, as pessoas são bem educadas e trabalham em silêncio.

Existem as áreas de convivência para que os usuários possam conversar e trocar experiências, conselhos, informações e até mesmo conversar sobre amenidades. São nesses espaços que surgem parcerias e contratações, é onde se cria o networking.

Pra quem está começando…

Se você está começando sua empresa agora, os espaços coworking podem ser muito benefícios, já que oferecem a estrutura completa de um escritório. Você continuar trabalhando de casa, no seu home office, mas escolher alguns dias da semana para trabalhar fora. Isso ajuda a espairecer e até ter novas ideias – é uma alternativa aos Cafés.

Também é possível utilizar apenas as salas de reuniões desses locais. Se você tem um encontro com um cliente, mas não quer recebê-lo em casa, os espaços coworking podem ser uma boa solução. Geralmente, também é possível alugar salas maiores para fazer eventos e palestras.

Como os contratos incluem local, com todos os equipamentos, água e café, o valor pode ficar mais em conta do que um local destinado a grandes eventos.

E você, já visitou algum espaço coworking? Gostou da experiência?